ไม่ว่าจะเป็นบุคคลทั่วไปหรือเจ้าของธุรกิจ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายอย่างสม่ำเสมอช่วยให้มองเห็นภาพรวมทางการเงินและนำไปใช้ประโยชน์ในหลายด้าน เช่น
ตรวจสอบสถานะการเงิน
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้รู้ว่ามีรายรับเข้ามาเท่าไร และใช้จ่ายไปกับอะไรบ้าง ทำให้สามารถวิเคราะห์แนวโน้มการเงินของตนเองหรือธุรกิจ และปรับปรุงการใช้เงินให้สมดุลมากขึ้น
เตรียมพร้อมยื่นภาษี
ในกรณีที่มีรายได้จากงานเสริมหรือทำธุรกิจ การบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้สามารถคำนวณภาษีได้ถูกต้อง และใช้เป็นหลักฐานสำหรับการยื่นภาษี จึงช่วยลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาดหรือปัญหากับหน่วยงานภาษี
วางแผนการเงินทางธุรกิจ
สำหรับผู้ประกอบการ บัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าหรือธุรกิจจะช่วยให้มองเห็นต้นทุน ค่าใช้จ่าย และกำไรอย่างชัดเจน ทำให้สามารถปรับกลยุทธ์ทางการเงิน วางแผนขยายธุรกิจ และลดต้นทุนที่ไม่จำเป็นได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
ใช้สำหรับขอสินเชื่อหรือเงินทุน
ธนาคารหรือสถาบันการเงินมักต้องการข้อมูลทางการเงินที่ชัดเจนเมื่อคุณต้องการขอสินเชื่อ การมีบัญชีรายรับรายจ่ายที่เป็นระบบจึงช่วยเพิ่มโอกาสได้รับอนุมัติสินเชื่อ หรือเงินทุนสำหรับขยายธุรกิจได้ง่ายขึ้น
ใครบ้างที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย? พร้อมเหตุผล
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายไม่ได้จำกัดแค่เจ้าของธุรกิจเท่านั้น แต่ยังเป็นเรื่องสำคัญสำหรับหลายอาชีพ เพราะช่วยให้เข้าใจสถานะทางการเงิน ควบคุมค่าใช้จ่าย และวางแผนอนาคตได้อย่างมีประสิทธิภาพ มาดูกันว่าใครบ้างที่ควรให้ความสำคัญกับการทำบัญชีรายรับรายจ่าย
- ผู้ประกอบการทุกระดับ : ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือใหญ่ การบันทึกรายรับรายจ่ายเป็นหัวใจสำคัญในการบริหารจัดการเงินทุน ช่วยให้เห็นภาพรวมของกำไรและขาดทุน และวางแผนการเติบโตของธุรกิจได้อย่างแม่นยำ
- พนักงานประจำ : การมีรายได้ประจำไม่ได้หมายความว่าไม่ต้องวางแผนการเงิน บัญชีรายรับรายจ่ายช่วยให้คุณจัดการเงินเดือนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดภาระหนี้สิน และสร้างความมั่นคงทางการเงินในระยะยาว
- ผู้ประกอบอาชีพอิสระ (Freelancer) : ด้วยลักษณะงานที่มีรายได้ไม่แน่นอน การทำบัญชีรายรับรายจ่ายจึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการกระแสเงินสด ช่วยให้คุณวางแผนการใช้จ่ายและออมเงินได้อย่างเหมาะสม
- ผู้ค้าปลีกและพนักงานขาย : การบันทึกรายรับรายจ่ายร้านค้า รวมถึงรายการซื้อขายสินค้าเป็นประจำช่วยให้คุณทราบถึงผลกำไรขาดทุนได้อย่างชัดเจน และสามารถจัดการสินค้าคงคลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- บุคคลทั่วไปที่ต้องการจัดการการเงิน : ผู้ที่ต้องการวางแผนการออมเงินเพื่อเป้าหมายต่าง ๆ สามารถทำบัญชีรายรับรายจ่ายง่าย ๆ เพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในชีวิตประจำวัน สำหรับวางแผนการใช้จ่ายและออมเงิน
หลักการทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามเกณฑ์สรรพากร มีอะไรบ้าง?
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ประกอบการทุกประเภท เพื่อให้การบันทึกข้อมูลการเงินมีความถูกต้อง ครบถ้วน และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้ โดยหลักเกณฑ์เบื้องต้นมีดังนี้
- รูปแบบบัญชีต้องเป็นไปตามที่กรมสรรพากรกำหนด
รายการบัญชีต้องมีข้อมูลครบถ้วนตามแบบที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด ผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องรายการให้เหมาะสมกับลักษณะธุรกิจได้ เช่น รายการโอนเงินระหว่างบัญชี หรือรายการเงินเดือนพนักงาน
2. ต้องใช้ภาษาไทย หรือมีภาษาไทยกำกับ
การทำบัญชีต้องใช้ภาษาไทยเป็นหลัก หากมีการใช้ภาษาต่างประเทศต้องมีคำแปลภาษาไทยกำกับ เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ง่าย
3. บันทึกรายการภายใน 3 วันทำการ
ทุกรายรับและรายจ่ายต้องถูกบันทึกภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่เกิดรายการ เพื่อป้องกันการตกหล่นของข้อมูล
4. รายละเอียดที่อยู่ในบัญชีรายรับรายจ่าย
- ต้องมีเอกสารประกอบทุกธุรกรรม : การลงบัญชีต้องมีหลักฐาน เช่น ใบเสร็จรับเงิน หรือใบกำกับภาษี เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิง
- ลงรายการเป็นยอดรวมรายวัน : การบันทึกข้อมูลบัญชีต้องสรุปเป็นยอดรวมของแต่ละวัน ไม่ต้องลงรายการแยกเป็นรายธุรกรรม
- บันทึกเฉพาะรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ : รายจ่ายที่นำมาลงบัญชีต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการเท่านั้น
- นำภาษีซื้อมาคำนวณเป็นต้นทุน : กรณีผู้ประกอบการไม่ได้จดทะเบียน VAT สามารถนำภาษีซื้อมาคิดรวมเป็นต้นทุนของสินค้าได้
- บันทึกธุรกรรมเงินเชื่อตามวันที่รับหรือจ่ายจริง : กรณีขายสินค้าแบบเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าแบบเงินเชื่อ ต้องบันทึกบัญชีในวันที่มีการรับชำระหรือจ่ายชำระ พร้อมระบุรายละเอียดในช่องหมายเหตุ
5. สรุปยอดรายรับรายจ่ายเป็นรายเดือน
ผู้ประกอบการต้องสรุปยอดบัญชีทุกเดือน โดยระบุรายละเอียด เช่น วันที่รับเงิน วันที่จ่ายเงิน จำนวนเงิน และรายละเอียดของรายการ เพื่อใช้เป็นหลักฐานสำหรับการยื่นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา
ขั้นตอนการทำบัญชีรายรับรายจ่าย เริ่มต้นยังไงดี?
การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นจุดเริ่มต้นของการวางแผนทางการเงินที่มีประสิทธิภาพ ไม่ว่าคุณจะเป็นพนักงานประจำ ฟรีแลนซ์ หรือเจ้าของธุรกิจ บัญชีรายรับรายจ่ายจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายทางการเงินได้ดีขึ้น โดยวิธีเขียนรายรับรายจ่ายมีดังต่อไปนี้
บันทึกรายการทางการเงิน
ขั้นตอนแรก คือการบันทึกรายการทางการเงิน ทั้งรายรับและรายจ่ายลงในระบบบัญชี โดยต้องระบุวันที่ รายละเอียดของรายการ และจำนวนเงินที่รับหรือจ่ายอย่างชัดเจน สิ่งสำคัญคือการบันทึกข้อมูลภายใน 3 วันนับจากวันที่มีรายได้หรือรายจ่าย และต้องบันทึกเฉพาะรายการที่เกี่ยวข้องกับกิจการเท่านั้น
เตรียมหลักฐานรายรับ-รายจ่าย
ทุกครั้งที่มีการรับหรือจ่ายเงิน อย่าลืมเก็บหลักฐานไว้เสมอ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือเอกสารอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง หลักฐานเหล่านี้เป็นสิ่งสำคัญในการยืนยันความถูกต้องของข้อมูล และใช้สำหรับการตรวจสอบในอนาคต ควรจัดเก็บหลักฐานให้เป็นหมวดหมู่และเรียงตามลำดับวันที่ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
สรุปบัญชีทุกสิ้นเดือน
ทุกสิ้นเดือน ให้ทำการสรุปยอดรายรับและรายจ่ายทั้งหมด เพื่อดูว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่ โดยการสรุปยอดรายเดือนจะช่วยให้เห็นภาพรวมของการดำเนินงาน และสามารถวางแผนการเงินสำหรับเดือนถัดไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งใช้ในการคำนวณเงินได้สุทธิสำหรับการชำระภาษีส่วนบุคคลอีกด้วย
ตัวอย่างทำบัญชีรายรับรายจ่าย ต้องกรอกข้อมูลอะไรบ้าง ตามมาตรฐานของกรมสรรพากร
