บริการที่ธนาคารออกเช็คสั่งจ่ายเจ้าหนี้การค้าแทนลูกค้า โดยให้เจ้าหนี้การค้าไปรับเช็คได้ที่จุดจ่ายเช็คของธนาคาร หรือให้ธนาคารพิมพ์เช็คแล้วบริษัทนำกลับไปแจกจ่ายเอง หรือออกเช็คและส่งให้เจ้าหนี้การค้าทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตามคำสั่งและเงื่อนไขของลูกค้า เช่น เอกสารที่ต้องให้ธนาคารฯ ตรวจสอบก่อนจ่ายเช็ค ระยะเวลาในการรับเช็ค ตลอดจนวิธีจัดการกับเช็คคงค้าง เป็นต้น
- เช็คที่สั่งจ่าย แคชเชียร์เช็ค
- การตัดบัญชี ตัดเงินล่วงหน้า 2 วันทำการ ก่อนวันที่บนหน้าเช็ค (ทั้งยอดเงินตามมูลค่าเช็คและค่าธรรมเนียม)
- การส่งข้อมูลให้ธนาคาร ผ่านระบบ BTS ของธนาคาร ล่วงหน้า 2 วันทำการของวันที่บนหน้าเช็ค
| รอบ | การส่งข้อมูลให้ธนาคาร | ตัดเงิน | พิมพ์เช็คเสร็จ | รับเช็ค |
| วัน | ภายในเวลา |
| 1 | D-2 | 16.00 น. | D-1, 06.00 น. | D-1, 13.00 น. | D-0, 09.00 น. |
*D คือวันที่มีผล
- การจ่ายเช็คที่จุดจ่ายเช็คของธนาคาร ตรวจสอบเอกสารแลกเปลี่ยนตามที่ลูกค้ากำหนด เช่น จำนวนเงิน ชื่อ ที่อยู่ เลขที่อ้างอิง เป็นต้น กรณีเอกสารไม่ถูกต้องครบถ้วน ธนาคารจะไม่จ่ายเช็คและรอคำสั่งจากลูกค้าแล้วแต่กรณี
- ระยะเวลาการจ่ายเช็ค ขึ้นอยู่กับลูกค้าเป็นผู้กำหนดว่าจะจ่ายเช็คทุกวันที่เท่าไร จ่ายเช็คไปอีกกี่วัน จ่ายนานกี่รอบ หลังจากนั้นจะให้ธนาคารดำเนินการอย่างไร เช่น เก็บเช็คไว้จ่ายรอบถัดไป ส่งเช็คคืนให้กับบริษัทเพื่อนำไปดำเนินการจ่ายเอง หรือยกเลิกเช็คและนำเงินเข้าบัญชีบริษัท เป็นต้น
- สาขาที่รับเช็ค บริษัทสามารถเลือกจุดจ่ายเช็คได้ตามที่ธนาคารกำหนด ซึ่งธนาคารมีจุดให้บริการทั้งในกรุงเทพฯ ปริมณฑล และภูมิภาคต่างๆ มากกว่า 20 แห่งทั่วประเทศ
- บริการเสริม พิมพ์หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย (Withholding Tax) และบริการแจ้งรายละเอียดการออกเช็คให้เจ้าหนี้การค้าทราบ (Beneficiary Advice)
ขั้นตอนการสมัครใช้บริการ หลังจากลูกค้าได้ลงนามในคำขอใช้บริการแล้ว ธนาคารจะดำเนินการติดตั้งระบบ BTS ให้กับลูกค้า พร้อมทั้งสอนการใช้งาน และทดสอบข้อมูลเพื่อเตรียมความพร้อมให้ลูกค้าสามารถเริ่มใช้จริงได้ ซึ่งมี 3 ขั้นตอนดังนี้
- เตรียมข้อมูล ลูกค้าใช้ระบบ BTS เพื่อทำรายการสั่งจ่ายเช็ค ซึ่งระบบสามารถดึงข้อมูล (Import file) จากระบบบัญชีเจ้าหนี้ ( A/P) ของลูกค้าได้
- อนุมัติข้อมูล ลูกค้าอนุมัติรายการทั้งหมด (Batch Approval)
- ส่งข้อมูล ลูกค้าส่งข้อมูลให้ธนาคารผ่านทางอินเตอร์เน็ต ข้อมูลที่ส่งให้ธนาคารประกอบไปด้วย ชื่อผู้รับประโยชน์ตามหน้าเช็ค จำนวนเงิน วันที่ตามหน้าเช็ค รายละเอียดของ Invoice และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น
การรายงานผล ธนาคารมีรายงานให้ลูกค้าเลือกตามความต้องการของลูกค้า ได้แก่
- รายงานสรุปรายการการสั่งจ่ายเช็คที่บริษัทส่งให้ธนาคาร
- รายงานยืนยันการออกเช็คตามคำสั่งของบริษัท
- รายงานการมารับเช็คของคู่ค้า
- รายงานคงค้างการรับเช็คของคู่ค้า
- รายงานการเรียกเก็บเงินของเช็คที่สั่งจ่าย
- รายงานคงค้างการเรียกเก็บเงินของเช็คที่สั่งจ่าย
ประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับ
หากเดิมลูกค้าใช้ระบบการจ่ายเงินโดยการทำเช็คจ่ายเอง จ่ายด้วยเงินสด หรือเป็น Manual (นำเช็ค/เงินสดเขียน Pay in Slip พร้อมรายชื่อผู้รับเงินไปฝาก/โอนที่เคาน์เตอร์ธนาคาร) การเปลี่ยนมาใช้ Cheque Outsourcing จะเกิดประโยชน์กับลูกค้าดังนี้
- ลดขั้นตอนการจ่ายเงิน เพราะระบบธนาคารจะดำเนินการเหมือนเป็นเคาน์เตอร์เซอร์วิสแทนลูกค้า
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ และยังสามารถบริหารบุคลากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- เพิ่มประสิทธิภาพในธุรกิจของลูกค้า ธนาคารจะแจ้งวันรับเช็คและรายละเอียดในการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ให้ผู้รับเงินทราบล่วงหน้า เป็นการช่วยลดขั้นตอนการสอบถามข้อมูลการจ่ายเงิน และผู้รับเงินสามารถมารับเช็คได้ตามวันที่กำหนด